一場成功的年會活動，離不開策劃者的統(tǒng)籌規(guī)劃，當然也少不了整個策劃團隊的緊密合作以及后勤工作人員的辛勤付出。為了確保年會活動的順利進行，我們在執(zhí)行年會策劃方案時就要關(guān)注以下幾點要素：

1、預定年會場地

例如預定酒店、聚餐地點、團建地點和年會內(nèi)容等

2、將確定好的年會時間地點通知公司全體人員

預定好年會場地之后，接下來就是把地點時間公布給公司全體人員，確定員工出行名單，盡早完成來回車程的訂票，或者找好一些服務商包車也是可以的。

3、員工的出行名單，確定酒店入住名單

如果再入住時間內(nèi)，部門小組有會議的，要提前上報安排會議地點；在員工簽到之前，房卡要提前分好，主要為了避免因為簽到人數(shù)多，導致房卡及簽到臺會搞得很亂；如果簽到臺有禮物發(fā)發(fā)放，可以在簽到表中標注好，這樣可以避免誤領(lǐng)、少領(lǐng)、多領(lǐng)的情況發(fā)生。年會的物料要集中放在一起，避免年會工作人員到處找東西找不到。

4、年會負責人員要進行禮品采購

采購也是一件繁瑣的事情，既然是年會就少不了獎勵，在禮品上的選擇可以考慮參考下專業(yè)的年會顧問組的意見，找一些實用并且有紀念價值意義的禮品。

5、找好與年會相關(guān)主題的素材

先把年會的主題確定好，設(shè)計的風格要統(tǒng)一，確定要好年會主題需要的相關(guān)素材及物料，尺寸和擺放位置也要提前也要確定好。既然是年會，LED屏幕是少不了的，需要提前測試一下LED屏效果，LED屏幕的質(zhì)量不一樣，效果不一樣哦！

6、做好線上預熱工作

這也是在年度會議上檢測團隊創(chuàng)造力的一部分。年會通過新媒體渠道通過劇透的形式來緩慢引出年會，以提高員工對年會的期望。這也是展示公司良好形象的一種方式。

7、白天的會議要組織好

例如分享人員，分享主題，分享每個部門的秩序。這個環(huán)節(jié)包括邀請外賓，確認出席名單，安排卡片訂購和制作卡，在午餐時間拍一張集體照片。

8、白天會議時間安排要適當

白天的會議是在上午和下午舉行，因為會持續(xù)很長時間，除了午餐和休息時間，圓桌BBS可以穿插一些大家感興趣的話題，會議的節(jié)奏可根據(jù)情況調(diào)整。此外，在當天的會議中，上午和下午將有10-20分鐘的休息時間。休息期間，你可以準備一些點心，準備一個鐘。休息之后，你可以通過鈴聲告訴大家繼續(xù)進入會議。

9、組織好晚宴的節(jié)目

包括各部門的背景音樂、節(jié)目和主持人的選擇，晚宴的LED屏幕應與白天的會議不同；在正式會議結(jié)束和晚宴前休息一小時左右，以便參加表演的同事休息。參加表演的員工可以利用這休息的間隙來幾次簡單的排練。此時，其他同事也可以在合影墻前拍照；為了增加晚宴的樂趣，我們可以采取更多的晚宴創(chuàng)新案例。

10、優(yōu)秀員工頒獎環(huán)節(jié)

如果獎勵對象是優(yōu)秀員工，則需要盡快確定相應的名單，包括定制的獎品，如證書、獎杯等。為每一位優(yōu)秀員工準備一份介紹，另一個是讓每個人知道為什么同事會得到獎勵。此外，其他部門的領(lǐng)導將頒發(fā)獎品，尤其是那些合作較多的部門，如銷售主管給技術(shù)同事，技術(shù)主管給銷售同事，這反映了部門之間的相互認可。

11、抽獎環(huán)節(jié)是熱情高的環(huán)節(jié)，一定要策劃好

晚宴的另一個重要部分就是抽獎了。如何讓抽獎環(huán)節(jié)更精彩？除了增加禮品的購買量，還可以使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)抽獎。

12、涉及客戶、及合作伙伴的年會

如果顧客、合作伙伴的晚宴等嘉賓的邀請，準備邀請函、禮物、會議和晚餐的座位，以及代表們的演講。

13、晚宴的第二天行程安排要提前通知

當天的晚餐通常結(jié)束得很晚。畢竟，這是艱難的一年，每個人都有很多話要說，還有很多酒要喝，如果有第二天的日程安排，通知酒店安排早的服務，以免影響整個計劃的進行。

14、接送車輛要預約好

根據(jù)員工的返程安排，預約接送車輛，并分趟分地點發(fā)送。

15、要有簡單的活動應急預案

做一些簡單的活動應急預案，至少知道公司哪些同事了解一些基本的急救知識，并能做一些基本的急救措施，酒店附近的醫(yī)院等等。

16、年會其他細節(jié)

在其他年度會議的實施過程中有很多細節(jié)。如果處理得當，它可以給人們留下好印象。例如，除了在會議前以電子郵件、圖片和H5的形式將日程表發(fā)送給同事之外，它還可以打印一份放在在簽到登記處，每天結(jié)束時，分別編輯第二天的議程，并通過WeChat群等方式將筆記發(fā)送給每個人。如果餐是自助餐，請事先與酒店確認自助餐可以容納人。

在年會活動策劃執(zhí)行過程中，我們不可避免地會遇到各種臨時或特殊的要求，由此引起的變化必須及時傳達給現(xiàn)場的每一位工作者，這樣才能確保年會活動圓滿落幕。蘇州策上策會展服務有限公司專業(yè)從事蘇州年會策劃工作，可以根據(jù)用戶需求，制定各種年會方案，如有需要，歡迎隨時與我們聯(lián)系！